Każdy z trzech nośników ma swoją rolę: teczka do spraw krótkich i przenośnych, segregator do akt bieżących i uzupełnianych, pudło dla zamkniętego archiwum. Poniżej porównanie, które pomaga dobrać rozwiązanie pod konkretne zadanie, a nie pod to, co jest w szafce.
Teczka: dokumenty w ruchu
Teczka sprawdza się tam, gdzie dokument chodzi po biurze: sprawa u klienta, akta na spotkanie, dokumenty do podpisu obiegające działy. Jest tania, zajmuje mało miejsca i można ją oznaczyć kategorią kolorem.
Słabość teczki to brak struktury. Po roku w szafie teczki zaczynają się rozsypywać, dokumenty się marszczą, a znalezienie konkretnej strony w 200-kartkowej teczce to loteria. Dlatego teczka jest narzędziem obiegu, nie archiwum.
Segregator: akta bieżące i uzupełniane
Segregator wygrywa wszędzie tam, gdzie dokumenty są dodawane, wyjmowane i przerzucane: umowy w toku, kadry bieżące, projekty otwarte. Mechanizm dźwigniowy i skrydła utrzymują kolejność, a grzbiet z etykietą pokazuje zawartość bez otwierania.
Koszt segregatora na metr półki jest wyższy niż pudła, a w archiwum składowanym marnuje połowę swoich zalet. Dlatego segregatory zatrzymuj dla spraw otwartych, a zakończone przekazuj do pudła. W ofercie archiwizacyjnej mamy oba typy pod ręką.
Pudło archiwizacyjne: magazyn na lata
Pudło tekturowe lub laminowane to najtańszy sposób składowania zamkniętych akt. Zajmuje mniej miejsca niż segregator przy tym samym wolumenie, chroni przed kurzem i pozwala oznaczyć rok brakowania, po którym zawartość idzie na zniszczenie.
Do pudła nie wkłada się luźnych kartek. W środku powinny być podteczki lub foliówki z zawartością spisaną na liście wewnątrz, żeby szukanie konkretnego dokumentu nie kończyło się opróżnieniem całego pudła.
