Jak poukładać archiwum dokumentów w firmie

Dobre archiwum zaczyna się od kategorii, nie od pudła. Zanim kupisz pierwszy segregator, wypisz, jakie dokumenty firma produkuje, kto ich potrzebuje i jak długo trzeba je trzymać. Potem dopiero dobierasz opakowanie, etykiety i regały. Tak pracujemy przy projektach archiwizacyjnych dla klientów i poniżej opisujemy ten sam plan.

Zacznij od wykazu akt, nie od pudła

Każdy dokument w firmie należy do kategorii: umowy, faktury, kadry, księgowość, projekty, korespondencja. Kategorie wynikają z jednolitego rzeczowego wykazu akt albo z prostszego wykazu wewnętrznego, dopasowanego do skali firmy.

Małe firmy potrzebują 6–10 kategorii. Kancelarie i dział administracji 15–25. Im więcej kategorii, tym ważniejsza staje się kolorystyka teczek i spójny system etykiet, bo nikt nie zapamięta schematu w głowie.

Segregator dla bieżących, pudło dla zamkniętych

Dokument bieżący trafia do segregatora albo teczki roboczej, bo jest uzupełniany i wyjmowany. Gdy sprawa się zamyka albo kończy rok, zawartość przechodzi do pudła archiwizacyjnego z opisem: kategoria, zakres dat, numer pudła.

Błąd, który widzimy najczęściej, to segregatory wykorzystywane jako archiwum wieloletnie. Zajmują więcej miejsca, są droższe od pudła i nie chronią przed kurzem tak dobrze. Do magazynu przeznaczone są pudła i segregatory archiwizacyjne z okienkiem na etykietę.

Etykieta mówi wszystko

Dobra etykieta pudła zawiera cztery informacje: kategorię, lata obowiązywania, numer pudła i datę brakowania, czyli rok, po którym zawartość można zniszczyć. Bez tej czwartej informacji archiwum rośnie bez końca, bo nikt nie śmie niczego wyrzucić.

Spis zawartości w środku pudła oszczędza otwierania pięciu opakowań przy szukaniu jednej umowy. Przy projektach dla klientów drukujemy etykiety i spisy centralnie, żeby cała seria wyglądała jednolicie.

Układ pomieszczenia ma znaczenie

Archiwum bieżące trzymaj blisko użytkowników, archiwum składowane w pomieszczeniu niższego standardu. Regały układaj prostopadle do światła, zostaw min 80 cm na przejście i trzymaj najcięższe pudła na poziomie bioder, nie na podłodze i nie na górce.

Pudła najstarsze, do których sięga się raz na rok, zajmują najgorsze miejsca: górne półki i dno szaf. Najnowsze akta bieżące zasługują na najlepsze, bo pracuje się z nimi codziennie.

Ile kosztuje uporządkowanie archiwum

Materiały to najmniejszy koszt: pudła i etykiety dla średniego archiwum zamykają się w kilkuset złotych. Najdroższy jest czas pracowników przy przenoszeniu i opisywaniu akt. Dlatego przy większych zbiorach pomagamy wdrożyć gotowy system i przekazujemy instrukcję dla administracji, żeby utrzymać porządek samodzielnie.